Arkivkonvertering
Om Arkivkonvertering
Backlogg / Digitalisering
I de flesta verksamheter har man kvar eller får in handlingar i pappersform och på andra analoga format som kan behöva digitaliseras för att bevara materialet för framtiden. Genom att digitalisera sitt arkivmaterial kan man göra det mer lättåtkomligt för de som arbetar i verksamheten samt för andra intressenter och allmänheten om så önskas.
Digitalisering av arkiv är ett område där vi har spjutspetskompetens och där vi kan erbjuda professionella lösningar för såväl små som stora verksamheter. När ni anlitar oss får ni tillgång till professionell utrustning och personal som vet hur man på bästa sätt konverterar handlingarna till hållbara format med relevanta metadata som gör materialet sökbart och mer lättillgängligt för olika typer av applikationer. Vi kan också hjälpa till med arkivkonverteringar som förutom dokument även innehåller andra typer av handlingar i olika format som till exempel ritningar.
För att vara säker på att de digitala dokument som skapas är hållbara för framtiden sparar vi materialet i de format som är internationell standard i arkiv- sammanhang. Ett exempel på detta är formatet PDF/A som är ISO- standardiserat och erbjuder samma fördelar som vanliga PDF-filer när det gäller lagring av texter och bilder.
Saknar ni ett bra e-arkiv eller digitalt närarkiv så kan ni titta på vårt SmartArchive som är mycket flexibelt och användarvänligt.
Vi har gjort många arkivkonverteringar sedan starten av bolaget, för att nämna några; Arlandabanan, Baxter, Ellevio (ritningar), Danica Pension, Kalmar Kommun (betyg), Stockholms Stads Bostadsförmedling, Svedab (Öresundsbron) och Umeå Kommun (betyg).
Fördelar
Några av fördelarna med digitalisering av analog information:
Ni får en kopia av de fysiska handlingarna om något skulle hända, eg. brand eller vattenskada
Ni kan arkivera de fysiska handlingarna på ett ändamålsenligt sätt om ni har krav på att behålla dem
Ni kan destruera de fysiska handlingarna och skapa mer plats om det inte finns något krav på att arkivera dem
Ni kan hitta eftersökt information på sekunder i stället för på timmar.
Ni kan förvara de digitala handlingarna i ett e-arkiv som är åtkomligt överallt
Ni kan behörighetsstyra tillgången till de digitala handlingarna i ett e-arkiv
Vill du veta mer?
Fyll i formuläret nedan så återkommer vi!