Digitalisering, arkivkonvertering och backlog
I de flesta verksamheter har man kvar eller får in handlingar i pappersform och på andra analoga format som kan behöva digitaliseras för att bevara materialet för framtiden. Genom att digitalisera sitt arkivmaterial kan man göra det mer lättåtkomligt för de som arbetar i verksamheten samt för andra intressenter och allmänheten om så önskas.
Digitalisering av arkiv är ett område där vi har spjutspetskompetens och där vi kan erbjuda professionella lösningar för såväl små som stora verksamheter. När ni anlitar oss får ni tillgång till professionell utrustning och personal som vet hur man på bästa sätt konverterar handlingarna till hållbara format med relevanta metadata som gör materialet sökbart och mer lättillgängligt för olika typer av applikationer. Vi kan också hjälpa till med arkivkonverteringar som förutom dokument även innehåller andra typer av handlingar i olika format som till exempel ritningar.
Så går arkivkonvertering till
- Genomgång av arkivet. Vi går igenom vilken typ av material ni har, hur det ska indexeras och hur det ska levereras.
- Skanning. Handlingarna skannas med professionell utrustning av erfaren personal, även ritningar och andra format än vanliga dokument.
- Indexering och metadata. Varje handling får relevant metadata, så att den blir sökbar och enkel att använda i olika system.
- Arkivformat. Filerna sparas i PDF/A, en internationell ISO-standard för långtidsbevarande.
- Leverans. Det digitala arkivet levereras till vårt e-arkiv SmartArchive eller till ert eget system.
Hitta rätt handling på sekunder
Ett digitaliserat arkiv är bara så bra som det går att söka i. Därför lägger vi stor vikt vid indexeringen. Med strukturerad metadata hittar ni rätt handling, version, datum eller ärende på sekunder i stället för timmar. Varje åtkomst kan dessutom behörighetsstyras och loggas, vilket underlättar vid revision och granskning.
Vad händer med pappersoriginalen?
Har ni krav på att bevara de fysiska handlingarna kan de arkiveras på ett ändamålsenligt sätt. Finns inget sådant krav kan originalen destrueras efter digitaliseringen, så att ni frigör arkivyta. Oavsett vilket har ni alltid en digital kopia om något skulle hända med originalen, till exempel vid brand eller vattenskada.
Arkiv vi har digitaliserat
Vi har gjort många arkivkonverteringar sedan starten, bland annat åt Arlandabanan, Baxter, Ellevio (ritningar), Danica Pension, Kalmar kommun (betyg), Stockholms stads bostadsförmedling, Svedab (Öresundsbron) och Umeå kommun (betyg).
Fördelar med arkivkonvertering:
Ni får en kopia av de fysiska handlingarna om något skulle hända, t.ex. brand eller vattenskada.
Ni kan arkivera de fysiska handlingarna på ett ändamålsenligt sätt om ni har krav på att behålla dem
Ni kan destruera de fysiska handlingarna och skapa mer plats om det inte finns något krav på att arkivera dem
Ni kan hitta eftersökt information på sekunder i stället för på timmar.
Ni kan förvara de digitala handlingarna i ett e-arkiv som är åtkomligt överallt
Ni kan behörighetsstyra tillgången till de digitala handlingarna i ett e-arkiv
Ni får handlingarna i PDF/A, en ISO-standard för långtidsbevarande
Vill du veta mer om arkivkonvertering och digitalisering?
Fyll i formuläret nedan så återkommer vi!
FAQ - Vanliga frågor om arkivkonvertering
Vad är arkivkonvertering?
Arkivkonvertering innebär att pappersarkiv och annat analogt material, till exempel ritningar, skannas och görs om till sökbara digitala filer. Handlingarna indexeras med metadata och sparas i arkivformatet PDF/A, så att de är enkla att hitta och kan bevaras långsiktigt.
Vilka typer av handlingar kan ni digitalisera?
Vi digitaliserar allt från vanliga dokument, avtal och personalakter till ritningar och betygsarkiv. Vi har bland annat digitaliserat ritningar åt Ellevio och betygsarkiv åt Kalmar kommun och Umeå kommun.
I vilket format sparas det digitaliserade arkivet?
Handlingarna sparas i PDF/A, en ISO-standard för långtidsbevarande. Formatet bevarar dokumentets utseende och kräver inga externa program eller typsnitt, vilket gör att filerna går att läsa även långt fram i tiden.
Hur säkerställs informationssäkerheten vid digitalisering av arkiv?
Smartinfo är certifierat enligt ISO 27001 och ISO 9001. Åtkomsten till det digitala arkivet styrs med behörigheter, och varje åtkomst loggas, så att ni alltid vet vem som har tagit del av vilken handling.
Får vi slänga pappersoriginalen efter digitaliseringen?
Det beror på vilka krav som gäller för handlingarna. Finns inget krav på att bevara originalen kan de destrueras för att frigöra arkivyta. För räkenskapsinformation och för offentliga handlingar finns särskilda regler, till exempel i bokföringslagen och arkivlagen. Vi hjälper er att reda ut vad som gäller för ert arkiv.
Var hamnar arkivet när det är digitaliserat?
Det digitala arkivet kan levereras till vårt molnbaserade e-arkiv SmartArchive, där det blir sökbart, behörighetsstyrt och tillgängligt överallt. Det kan också levereras till ert eget system.