SmartDiarium

E-diarieföring

Effektivisera ärendehanteringen, automatisera inkommande post och säkra dokumentflödet. SmartDiarium är ett flexibelt och molnbaserat diariesystem utvecklat för offentlig sektor och andra organisationer med höga krav på diarium med struktur, spårbarhet och informationssäkerhet.

Vill du ha mer information?

Hur fungerar diarieföring med SmartDiarium?

Komplett digital diarieföring och ärendehantering

SmartDiarium är ett komplett digitalt diariesystem och ärendehanteringssystem. Det förenklar hela processen från att ett ärende inkommer till att det stängs och arkiveras. Diarieföring är inte svårt med rätt system.

Digital diarieföring från inkommande ärende till arkiv

Systemet är byggt för att ge användare och registratorer en intuitiv och smidig upplevelse, vilket minskar behovet av långa utbildningar och omfattande konsultinsatser.

Med SmartDiarium hanteras alla inkommande kanaler i ett och samma gränssnitt:

  • E-post: Importeras helt automatiskt via Exchange-integration.

  • Webbformulär: Klassificeras och importeras direkt från er webbplats.

  • Fysisk post: Skannas, tolkas, klassificeras och importeras i registraturen.

  • Manuella ärenden: Nya ärenden kan skapas direkt i systemet vid t.ex. telefonsamtal eller när information flyttas över från personlig e-post.

All information som samlas in hjälper handläggaren att fatta rätt beslut, göra saker i rätt ordning och ge kunden eller medborgaren en snabbare och bättre upplevelse.

Några av fördelarna med SmartDiarium

Automatisk hantering av inkommande ärenden:

Fysiska dokument skannas, klassificeras, tolkas och importeras

Webbformulär klassificeras och importeras

E-post importeras via Exchangeintegration

Smidig avisering: Delgivningsknapp för registrator att informera handläggare om att det finns ett ärende att hantera.

Mångsidigt skapande: Nya ärenden kan också läggas upp direkt i systemet, t.ex. ärenden som kommer in via telefon eller ärenden som flyttas över från personlig e-post.

Effektiv sökbarhet: Fullständig fritextsökning gör det lätt att hitta relaterade dokument.

Överskådlighet och anteckningar: Färgkodning av ärenden och möjlighet att anteckna både på ärendet och på dokumenten. Anteckningarna är också sökbara.

Säker behörighetsstyrning: Rättighetsstyrning av all information så att respektive avdelning eller handläggare endast kan se och komma åt ärenden som berör dem.

GDPR-stöd: Hanterar ni persondata underlättar SmartDiarium för er att följa GDPR, både när det gäller att gallra information och följa upp incidenter.

Diarium och diarieföring anpassat efter er verksamhet

Ett diariesystem ska vara flexibelt och kunna växa med organisationen. SmartDiarium erbjuder inställningar som kan skräddarsys efter era specifika arbetssätt, processer och behörighetsnivåer.

  • Anpassningsbara rapporter: Skapa rapporter utifrån organisationens behov för att få en tydlig överblick över ärendeflöden, arbetsbelastning, flaskhalsar och ledtider.

  • Rollbaserad rättighetsstyrning: Tydlig behörighetsstyrning säkerställer att respektive avdelning och handläggare endast ser och kommer åt de ärenden och handlingar som berör dem.

Informationssäkerhet och ISO-certifiering i världsklass

Vid hantering av allmänna handlingar, känslig data och personuppgifter är högsta säkerhet ett absolut krav. Smartinfo sätter informationssäkerhet i första rummet:

  • Certifierat enligt ISO 27001 och ISO 9001: Vårt diariesystem är utvecklat i enlighet med de striktaste internationella standarderna för informationssäkerhet och kvalitetshantering.

  • Full GDPR-efterlevnad: Inbyggda verktyg som underlättar gallring av information, incidenthantering och skydd av personuppgifter.

  • Trygg datalagring i molnet: Åtkomst var som helst och när som helst för smidigt distansarbete, skyddat av strikt behörighetsstyrning och dataskydd.

Diarium och digital diarieföring effektiviserar ärendehanteringen

FAQ digitalt diarium

Vad är ett diariesystem och hur används det inom offentlig sektor?

Ett diariesystem är ett digitalt verktyg som effektiviserar hanteringen av dokument och ärenden inom offentlig sektor. Systemet låter användare registrera, söka och följa upp ärenden, vilket bidrar till en mer organiserad och strukturerad arbetsmiljö.

Det ger tillgänglighet från valfri enhet, minskade it-kostnader, automatiska uppdateringar och hög skalbarhet för organisationen.

Genom rollbaserad behörighetsstyrning, krypterad datalagring, spårbarhetsloggar samt inbyggda funktioner för gallring.

Vårt SmartDiarium erbjuder integrationer mot bland annat exchange, e-arkiv, e-signering och webbformulär.

Genom automatisk import och tolkning av post minskas manuell administration och ledtiderna i ärendehanteringen kortas.

Automatisk import från e-post/formulär, kraftfull fritextsökning, behörighetsstyrning, rapportverktyg och inbyggt gdpr-stöd.

Det förhindrar att dokument hamnar fel, säkerställer spårbarhet och begränsar åtkomst till känsliga handlingar.

Ja, SmartDiarium kan integreras med e-signeringstjänster för smidig och säker digital underteckning.

Vill du veta mer om diarieföring?

Fyll i formuläret nedan så återkommer vi!