Nya krav på diarieföring för friskolor – SmartInfo hjälper dig

Från och med den 1 januari 2027  ändras reglerna för hur friskolor hanterar handlingar. Många rektorer och administrativa chefer vet redan att något är på väg, men är osäkra på vad kraven innebär praktiskt – och hur de ska implementeras i verkligheten.

I den här guiden går vi igenom vad som förändras, varför det spelar roll för din skola – och hur SmartInfo kan göra övergången enkel och stressfri.

Diarieföring för friskolor – vad är nytt?

För många år sedan behandlades friskolor annorlunda än kommunala skolor när det gäller dokumenthantering. Men från och med den nya lagstiftningen jämställs de flesta friskolor helt med kommunala verksamheter. Det betyder att din skola nu måste följa samma regler för hantering av handlingar.

Konkret innebär det tre nya krav:

1. Registrera alla handlingar i ett diarium

Varje handling – oavsett om det är e-post, beslut, avtal eller mötesprotokoll – måste dokumenteras i ett centralt diarium.

Varför? För att säkerställa att inget försvinner eller glöms bort. Diarium skapar en tydlig spårbarhet.

Praktiskt exempel: En förälder mailar in en fråga om sitt barns studieresultat. Mailet måste registreras i diariet samma dag, så att ingen kan säga senare att de aldrig mottog det.

2. Håll handlingar ordnade och sökbara

Det räcker inte att bara spara allt. Handlingarna måste vara organiserade på ett sätt som gör att du snabbt kan hitta det du letar efter.

Varför? För att uppfylla kraven på transparens och för att kunna svara på ansökningar om insyn snabbt.

Praktiskt exempel: En journalist ringer och vill ha kopior av alla mötesprotokoll från rektorsteamet från det senaste året. Med rätt system kan du samla ihop det på 5 minuter istället för att gräva bland mappar i flera timmar.

3. Gör sekretessprövningar innan du lämnar ut handlingar

Innan du skickar en handling till allmänheten eller media måste du kontrollera om den innehåller känslig information som är sekretessbelagd. Det kan handla om:

• Elevhälsoinformation
• Personuppgifter
• Terapeutiska anteckningar
• Administrativa sekretesser

Varför? För att skydda elever och personal, och för att följa dataskyddsförordningen (GDPR).

Praktiskt exempel: En medierepresentation frågar om inspektionsresultat från en elev med funktionsvariationer.  Du måste göra en sekretessprövning innan du svarar  – bara för att det är offentlig information betyder det inte att du kan dela den utan att skydda eleven.

Vilka friskolor påverkas?

Alla friskolor omfattas av offentlighetsprincipen från den 1 januari 2027. Det gäller alla huvudmän som är godkända enligt skollagen att driva fristående förskola, grundskola, gymnasieskola eller fritidshem. Skillnaden ligger i hur handlingarna ska hanteras, och det beror på storleken.

Större huvudmän (fler än 450 barn och elever) följer samma regler som kommunala skolor. Alla allmänna handlingar ska registreras i ett diarium utan dröjsmål.

Mindre huvudmän (högst 450 barn och elever, eller högst 100 barn om ni bara driver förskola) slipper det formella registreringskravet. I stället ska handlingarna hållas ordnade, så att det går att se när de kom in eller upprättades.

Under de två första åren får alla huvudmän, oavsett storlek, använda de enklare reglerna. Det ger tid att införa rätt rutiner.

Mindre skola betyder inte mindre arbete

Även om er skola slipper diarieföring gäller samma krav på allt annat:

• Ni måste kunna hitta och lämna ut handlingar när någon begär det
• Ni måste göra sekretessprövning innan något lämnas ut
• Ni måste kunna visa när en handling kom in

I praktiken kräver det ett system där inkommande e-post, beslut och dokument sparas strukturerat och sökbart. Med mappar och inkorgar blir det snabbt ohållbart. När en förälder, journalist eller myndighet begär ut handlingar måste ni kunna ta fram dem utan att gå igenom flera personers mejl.

Ett digitalt system ger dessutom en mjuk start. Ni uppfyller ordningskravet från första dagen och är redan förberedda om skolan växer över 450 elever, eller när övergångsperioden är slut.

Läs mer i riksdagens beslut om offentlighetsprincipen för fristående skolor.

Hur förbereder du din skola?

Många rektorer väljer att implementera ett digitalt system för diarieföring och dokumenthantering. Det kan verka komplicerat, men det är faktiskt enklare än att göra det manuellt.

Vad du behöver:

1. Ett diarieföringssystem – där alla inkommande och utgående handlingar registreras
2. Dokumenthantering – så du kan lagra, organisera och söka bland handlingar
3. Sekretesstyrning – så endast behöriga personer kan se känslig information
4. Granskningslogg – som visar vem som har gjort vad och när

Vems ansvar är det?

• Rektor är ansvarig för att systemet finns på plats
• Administrativ personal hanterar den dagliga diarieföringen
• Alla anställda måste förstå grundreglerna om sekretess

Vi har en lösning för diarieföring för friskolor

SmartInfo har länge hjälpt större organisationer med diarieföring och dokumenthantering. Nu när friskolor måste följa samma regler som kommunala skolor, erbjuder vi SmartDiarium – ett system speciellt utformat för skolverksamhet.

Med SmartDiarium kan du:

• Registrera handlingar i sekunder (både automatiskt från e-post och manuellt)
• Organisera dokument så att de är enkla att hitta igen
• Styra sekretess och behörigheter för känslig information
• Följa GDPR med fullständig granskningslogg
• Integrera med dina befintliga system (Skolportalen, elevplattformen osv.)

Nästa steg

1. Läs Gymnasieskolans guide om vad som skiljer friskolor från kommunala skolor
2. Kontakta din skolägare för att få tydliga instruktioner
3. Gör en plan för hur ni ska implementera diarieföringen
4. Testa ett system innan ni slutligen bestämmer er

Det är lätt att känna sig överväldigad av nya krav, men denna förändring skapar faktiskt bättre ordning, bättre sekretess och – i längden – sparar tid för er som jobbar på skolan.

Behöver du hjälp att förbereda din skola? Kontakta oss för ett kostnadsfritt samtal

Källor:

• Riksdagen – Offentlighetsprincipen med lättnadsregler för enskilda mindre huvudmän i skolväsendet
• Regeringens proposition 2025/26:191