SmartDiarium
Om SmartDiarium
Strukturera alla meddelanen utefter ärende automatiskt
SmartDiarium är ett modernt och flexibelt ärendehanteringssystem för offentlig sektor och andra som använder sig av diarieföring. Precis som ett ärendehanteringssystem så startar ett ärende oftast av ett ankommande brev, e-postmeddelande eller när kunden fyller i ett webbformulär på hemsidan. E-postmeddelandena och webbformulären kan importeras in i SmartDiarium automatiskt medan ankommande post får skannas i registraturen. Registratorn kan därefter tagga alla ärenden och dokument med korrekt grundinformation och delge utsedda handläggare. All information som finns tillgänglig hjälper handläggaren att fatta rätt beslut och att göra saker i rätt ordning.
Att inkludera samtlig information och automatisera inkommande handlingar mot aktuella ärenden påskyndar och förbättrar kundens upplevelse av hanteringen.
SmartDiarium underlättar för komplettering av ärenden genom att e-post kan skickas ut direkt från systemet med diarienummer i ärendemeningen. En kopia av alla utskickade e-postmeddelanden sparas under respektive ärende vilket gör att det finns dokumentation på vad som gjorts. När mottagaren svarar på e-postmeddelandet så går det automatiskt in i befintligt ärende och handläggaren kan se att ärendet har fått en komplettering.
Vårt SmartDiarium lösning är ett komplett digitalt ärendehanteringssystem där ärenden kan genereras via skannade dokument, e-post, webbformulär eller skapas direkt i systemet vid t ex ett inkommande samtal.
Fördelar
Några av fördelarna med SmartDiarium är:
Automatisk hantering av inkommande ärenden:
Fysiska dokument skannas, klassificeras, tolkas och importeras
Webbformulär klassificeras och importeras
E-post importeras via Exchangeintegration
Delgivningsknapp för registrator att informera handläggare om att det finns ett ärende att hantera
Nya ärenden kan också läggas upp direkt i systemet, t ex ärenden som kommer in via telefon eller ärenden som flyttas över från personlig e-post
Fullständig fritextsökning gör att det lätt att hitta relaterade dokument
Färgkodning av ärenden och möjlighet att anteckna både till ärendet och till dokumenten. Anteckningarna är också sökbara.
Rättighetsstyrning av all information så respektive avdelning eller handläggare endast kan se och komma åt ärenden som berör dem
Handhar ni persondata så underlättar SmarDiarium er att följa GDPR, både när det gäller att gallra information och följa upp incidenter.
Vill du veta mer?
Fyll i formuläret nedan så återkommer vi!