Digital ärendehantering
SmartFlow är Smartinfos molnbaserade system för digital ärendehantering.
Det tar emot ärenden från e-post, skannad post, webbformulär, e-signerade avtal och telefonsamtal, sorterar dem automatiskt och ger handläggaren all information som behövs för att fatta rätt beslut. SmartFlow passar särskilt organisationer som hanterar många ärenden från privatpersoner, till exempel inom finans, försäkring och offentlig sektor.
Vad är digital ärendehantering?
Digital ärendehantering innebär att inkommande ärenden och dokument hanteras i ett gemensamt digitalt system i stället för i pärmar, personliga inkorgar och olika fristående program. Varje ärende får en tydlig status, en ansvarig och en komplett historik.
Ett ärende startar oftast när ett dokument kommer in med posten, när ett e-postmeddelande landar eller när en kund fyller i ett formulär på er webbplats. SmartFlow hanterar både strukturerad information, som blanketter, formulär och ordrar, och ostrukturerad information, som fritext i e-post.
Så kommer ärendena in
- Fysisk post skannas, klassificeras, tolkas och importeras automatiskt
- Webbformulär klassificeras och importeras direkt till rätt ärendetyp
- E-post importeras via integration med Microsoft Exchange
- E-signerade avtal kopplas till rätt ärende
- Manuella ärenden kan skapas direkt i systemet, till exempel efter ett telefonsamtal eller när ett mejl flyttas över från en personlig inkorg
När nya handlingar kommer in kopplas de automatiskt till pågående ärenden. Handläggaren ser hela bilden direkt, vilket gör hanteringen snabbare och kundens upplevelse bättre.
Fördelar med digital ärendehantering
- Snabbare handläggning – automatiserade flöden minskar manuella moment från inkommande post till avslutat ärende
- Färre fel – mindre manuell hantering och standardiserade processer ger högre noggrannhet
- Tydligare ansvar – varje ärende har en ägare och en spårbar historik
- Enklare vardag – alla ärenden och dokument på ett ställe, så att fokus kan ligga på kärnverksamheten i stället för administration
- Snabb och kostnadseffektiv införing – SmartFlow är intuitivt och kräver minimalt med utbildning, anpassning och konsulttimmar
Smarta ärendehanteringsfunktioner
Fullständig fritextsökning
Alla ärenden och dokument indexeras på samma sätt, oavsett om de kommer från e-post, skanning eller digitala filer. Det gör det enkelt att hitta relaterade dokument utan att leta i mappar, inkorgar och äldre system.
Automatisk styrning och tydliga flöden
Regler styr inkommande ärenden direkt till rätt person eller avdelning. Det minskar väntetider och risken att ärenden fastnar mellan olika steg.
Full översikt över ärendestatus
Färgkodning visar status, belastning och prioriteringar i realtid. Automatiska påminnelser gör att inga deadlines missas.
Behörighetsstyrning
Varje grupp ser och kommer åt endast de ärenden som berör dem.
Molnbaserad åtkomst
Medarbetare når ärenden säkert oavsett var de befinner sig, vilket passar organisationer med flera kontor eller hybridarbete.
Digital post och dokument-hantering i samma flöde
När ni kombinerar digitalisering av post med ett modernt dokumenthanteringssystem får ni kontroll över all inkommande och utgående information. Posten blir sökbar direkt när den kommer in, rätt person kan hantera den oavsett var hen sitter, och risken för manuella fel minskar.
GDPR, informationssäkerhet och stöd för ISO-certifiering
Hanterar ni personuppgifter gör SmartFlow det enklare att följa GDPR genom spårbarhet, behörighetsstyrning, samlad lagring och gallring enligt era regler.
Smartinfo är certifierat enligt ISO 27001 (informationssäkerhet) och ISO 9001 (kvalitetsledning). Det innebär att ni får en lösning som lever upp till internationella standarder.
SmartFlow underlättar också för er egen organisation att arbeta enligt ISO-kraven. Alla åtgärder dokumenteras och går att spåra, nödvändiga dokument samlas strukturerat och automatiska påminnelser gör att inget faller mellan stolarna. Det förenklar granskningar, revisioner och certifieringsarbete.
Hållbar informationshantering
Digital ärendehantering minskar behovet av papper, utskrifter och fysisk lagring, vilket ger lägre resursförbrukning och minskade koldioxidutsläpp. Elektronisk arkivering gör det enkelt att lagra, återanvända och hitta dokument utan fysiskt utrymme. Organisationer kan därmed kombinera en effektivare verksamhet med ett aktivt miljöarbete.
Vem passar SmartFlow för?
SmartFlow är utvecklat för organisationer i både offentlig och privat sektor som hanterar stora mängder ärenden, ofta från privatpersoner. Systemet är särskilt anpassat för finans- och försäkringsbranschen och används även inom offentlig sektor, men kan skräddarsys för andra typer av verksamheter.
Digital ärendehantering för global verksamhet
Smartinfo har levererat lösningar till kunder i bland annat Nya Zeeland, Australien och Kanada. Med ett molnbaserat system hanteras ärenden och dokument på samma sätt oavsett land eller kontor. Det ger en enhetlig informationshantering, underlättar samarbete över gränser och gör att verksamheten kan växa internationellt utan att tumma på säkerhet, kontroll och struktur.
Sammanfattning
SmartFlow är ett komplett, molnbaserat system för digital ärendehantering. Det samlar ärenden från post, e-post, webbformulär, e-signerade avtal och telefon, automatiserar flödena och gör all information sökbar. Resultatet är snabbare handläggning, färre fel och bättre kontroll. Smartinfo är certifierat enligt ISO 9001 och ISO 27001, och SmartFlow stödjer GDPR genom spårbarhet, behörighetsstyrning och gallring. Systemet kräver minimalt med utbildning och passar både offentlig och privat sektor.
FAQ ärendehantering
Vad innebär digital ärendehantering med SmartFlow?
Svar: Det innebär att inkommande ärenden och dokument – oavsett om de kommer via e-post, e-postbilagor, e-tjänster eller skannat papper – samlas och hanteras i ett centralt molnbaserat system. SmartFlow automatiserar sortering, registrering och distribution, vilket minskar det manuella arbetet, eliminerar pappershantering och ger komplett översikt över hela flödet.
Vilka fördelar ger digital ärendehantering i molnet?
Tillgänglighet: Säker åtkomst till alla ärenden och dokument oavsett var medarbetarna befinner sig.
Ett gemensamt system: Effektiviserar samarbetet mellan olika kontor, avdelningar och orter.
Skalbart & underhållsfritt: Ingen egen serverdrift eller komplex IT-infrastruktur krävs.
Hur säkerställer SmartFlow GDPR-efterlevnad vid ärendehantering?
Svar: SmartFlow är byggt med strikt behörighetsstyrning där varje arbetsgrupp eller roll endast ser de ärenden och personuppgifter de har rätt till. Systemet ger full spårbarhet (loggning) över vem som gjort vad och när, samt stöder reglerad lagring och automatisk gallring i enlighet med dataskyddsförordningen.
Vilka branscher har störst nytta av ärendehantering via SmartFlow?
Systemet är särskilt värdefullt för verksamheter med höga volymer av inkommande dokument och stränga krav på kontroll – såsom finans, försäkring, logistik och offentlig sektor. Det passar även alla medelstora och stora organisationer som vill effektivisera sin kundservice, avtalshantering eller interna ärendeflöden.
Vill du veta mer kring ärendehantering och SmartFlow?
Fyll i formuläret nedan så återkommer vi!