SmartHRM
HANTERING AV PERSONALAKTER
Många organisationer saknar ett system för att hålla ordning på personalakterna. I många fall så sparas fysiska dokument fortfarande i hängmappar, pärmar eller arkivskåp. I andra fall så är dokumenten skannade och ligger på någon drive. Oavsett vilket så brukar det leda till att det är svårt att hantera och dela dokumenten på önskat sätt.
Hanteringen gör det svårare att följa GDPR och är förenat med både risker och problem. Att digitalisera personalakterna löser några av dessa risker men kanske inte alla risker och problem. I slutändan handlar det även om hur man förvarar sina digitala personalakter.
Problemet med analoga personalakter
Hantering och administration:
- Utrymmeskrävande: Fysiska akter tar upp betydligt mer plats än digitala filer, vilket kan leda till problem med arkivering och lagring, särskilt över tid.
- Svårhanterligt: Att manuellt söka, sortera och flytta fysiska dokument är tidskrävande och ineffektivt.
- Risk för skador och förlust: Pappersdokument kan lätt skadas (t.ex. genom brand, vattenskador) eller komma bort.
- Svårt att dela och samarbeta: Att dela information från en fysisk akt kan kräva kopiering och manuell distribution, vilket kan vara krångligt och leda till säkerhetsrisker.
- Tidskrävande uppdateringar: Att uppdatera information i en fysisk akt kräver manuella anteckningar och eventuellt utskrifter av nya dokument.
Säkerhet och integritet:
- Begränsad åtkomstkontroll: Det är svårare att kontrollera vem som har tillgång till fysiska akter jämfört med digitala system med behörighetsstyrning.
- Risk för obehörig insyn: Fysiska dokument kan vara mer exponerade för obehöriga ögon.
- Svårare att spåra åtkomst: Det är svårt att veta vem som har läst eller hanterat en fysisk akt.
- Större risk vid transport: Om fysiska akter behöver transporteras ökar risken för förlust eller att information hamnar i fel händer.
Efterlevnad av lagar och regler:
- GDPR och arkivlagstiftning: Fysiska akter kan göra det svårare att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen (GDPR) gällande till exempel rätten till tillgång, rättelse och radering av personuppgifter. Även arkivlagstiftningen kan vara svårare att följa.
- Svårt med gallring: Att systematiskt gallra (rensa ut) inaktuell information enligt fastställda regler är mer komplicerat med fysiska dokument.
Kostnader:
- Högre kostnader för lagring: Fysisk arkivering kräver fysiskt utrymme och hyllor i närheten till personalavdelningen
- Högre administrativa kostnader: Den manuella hanteringen av fysiska akter leder till högre personalkostnader.
- Kostnader för papper, utskrifter och distribution: Dessa kostnader tillkommer med fysiska dokument.
Övrigt:
- Miljöpåverkan: Användningen av papper är inte miljövänlig.
- Svårare att integrera med andra system: Fysiska akter är inte möjliga att integrera med digitala HR-system och andra verksamhetssystem.
- Begränsade sökmöjligheter: Att hitta specifik information i en stor mängd fysiska akter kan vara mycket tidskrävande och ibland omöjligt.
Digitala Personalakter
Att digitalisera personalakterna är första steget i att eliminera ovanstående problem. Nästa steg är att hitta ett lämpligt system för lagring av personalakterna så att man avvärjer övriga problem. Systemet behöver innehålla en rad egenskaper/funktioner för att skapa effektivitet, besparingar och ökad säkerhet:
- Hög tillgänglighet: Det är inte bara personalavdelningen som har behov av att ha tillgång till handlingarna i personalakterna utan även andra t ex chefer och emellanåt även de anställda. Alla kanske inte heller sitter i samma stad eller ens i samma land. För bästa tillgänglighet bör man använda sig av ett molnbaserat arkiv för personalakterna.
- Hög säkerhet: Systemet bör erbjuda en bra behörighetsstyrning så att man styra vem som har rätten att olika handlingar. Man måste kunna skapa olika behörighetsgrupper och till det bör systemet ha full spårbarhet, loggar på allt som görs i systemet. En annan aspekt av säkerheten är backup så att informationen är säkrad om något skulle hända.
- Hög sökbarhet: Främst handlar det om att man skall kunna indexera handlingarna på ett bra och strukturerat sätt så att man enkelt kan hitta till den handling man söker. Ovanpå det så kan man lägga på OCR på handlingarna så att man kan fritextsöka på relevanta metadata så som t ex ett personnummer.
- Goda Integrationsmöjligheter: Systemet bör erbjuda goda möjligheter till API-integration med andra system så att informationsutbyte kan ske. Informationen bör kunna flöda i bägge riktningarna. Att ha personalakterna i ett fristående arkiv i stället för i någon av de andra HR-systemen förenklar när man uppgraderar eller byter leverantör.
Om SmartHRM
En smartare hantering av era personalakter
Med SmartHRM så erbjuder vi ett molnbaserat HR-arkiv för att hålla ordning på dokumenten som tillhör personalakten på ett organiserat sätt vilket gör att dokumenten är enkla att hitta och i förekommande fall dela, även om man sitter på olika orter. Arkivet erbjuder god behörighets- och rättighetsstyrning för att säkerställa att obehöriga inte kan ta del av handlingarna och dessutom kommer det med full spårbarhet vilket också underlättar när det gäller att efterleva GDPR.
SmartHRM är väldigt flexibelt och kan anpassas för varje organisations behov när det gäller hur vi sätter upp arkivet med olika metadata för att skapa bästa möjliga sökbarhet. Utöver sökning på valda metadata så kan vi koppla på fritextsökning så att man kan söka på information i handlingarna (förutsatt att de är OCR-tolkade).
SmartHRM medger att sätta automatradering på dokumenttyp om det finns dokument om anställda man bara får behålla en viss tid. Det går också att sätta automatradering på hela personalakten viss tid efter personen har slutat, t e x efter 10 år.
SmartHRM erbjuder API-integration för både hämtning och inmatning av information vilket gör att det är enkelt att byta information med organisationens övriga system.
Något som är ganska unikt för Smartinfo är att vi även kan hjälpa våra kunder att ”fylla” systemet. Vi erbjuder skanning och indexering på plats hos oss men vi kan även sätta ut skanner hos kund för säker leverans över internet och där vi sedan hjälper till med indexeringen. I de flesta fall så behöver man inte behålla fysiska kopiorna utan det räcker med de digitala kopiorna. Vi kan också hjälpa till med att importera, indexera och OCR-tolka digitala handlingar.
Är man en liten större organisation som har många personalärenden så kan man kombinera SmartHRM med vårt ärendehanteringssystem SmartFlow som också kan skräddarsys för hantering av personalärenden. Då ligger ärenden och dokument i ett och samma system vilket underlättar hantering och uppföljning.
Sammanfattningsvis är SmartHRM:
- Lättillgängligt – nås över Internet
- Användarvänligt – intuitivt och kräver ingen utbildning
- Flexibelt – anpassningsbart till respektive organisations behov
- Sökbart – enkelt att hitta i, sökning både via metadata och fritext
- Säkert – behörighetsstyrning och rättighetsstyrning förenklar att följa GDPR
- Integrerbart – API:er tillgängliga för att koppla ihop med de flesta system
Vill du veta mer?
Fyll i formuläret nedan så återkommer vi!