Digitalisering av post
Ställ om er post till oss, så tar vi hand om resten. Smartinfo tar emot, öppnar, sorterar och skannar er fysiska post och levererar den digitalt, direkt dit ni vill ha den. Ni slipper pappershanteringen på kontoret och får posten sökbar, spårbar och tillgänglig för rätt person, oavsett var man arbetar.
Så fungerar SmartMailroom
- Ni ställer om posten. Er post går till Smartinfo i stället för till ert kontor.
- Vi tar emot och öppnar. Posten öppnas, sorteras och förbereds för skanning enligt de regler vi kommit överens om.
- Vi skannar och tolkar. Dokumenten skannas till PDF eller TIF. Blanketter och annan strukturerad post kan dessutom tolkas och klassificeras automatiskt.
- Ni får posten digitalt. Varje dokument levereras till er på det sätt som passar er verksamhet.
Tre sätt att få posten levererad
E-post: Posten skickas till en överenskommen e-postadress, till exempel en funktionsbrevlåda per avdelning.
SFTP: För er som inte vill skicka information via e-post levereras posten via säker filöverföring direkt till ert system.
SmartFlow: Med vårt ärendehanteringssystem SmartFlow blir varje inkommande dokument ett eget ärende som kan fördelas, följas upp och avslutas med full spårbarhet.
Automatisera blanketter och strukturerad post
Hanterar ni formulär, blanketter eller annan post med fast struktur kan hela flödet automatiseras. Informationen fångas, klassificeras och levereras direkt in i ert verksamhetssystem. Det sker normalt via SFTP, så ingen integration behöver göras genom er brandvägg. Post kan också sorteras och skickas vidare automatiskt till rätt avdelning eller handläggare utifrån regler ni bestämmer.
Har ni egna skannrar på flera kontor? Då kan distribuerad skanning med SmartScan komplettera SmartMailroom.
Fysiska original utan fysisk gallring
De fysiska dokumenten kan arkiveras i arkivboxar hos oss. Varje digitalt dokument får ett ID som visar exakt var originalet finns, så det går snabbt att ta fram det om det behövs.
Eftersom den digitala pekaren kan raderas utan att originalet behöver letas fram, krävs aldrig någon fysisk gallring. Det gäller även dokument med personuppgifter, vilket gör det enklare att följa GDPR. Vill ni bevara posten digitalt på lång sikt kan den gå vidare till vårt e-arkiv SmartArchive.
Fördelar med att digitalisera posten med SmartMailroom
- Ingen fysisk posthantering på kontoret
- Posten är sökbar och tillgänglig direkt, även på distans
- Rätt post hamnar hos rätt person, automatiskt
- Behörighetsstyrning och full spårbarhet i varje steg
- Ingen fysisk gallring, inte ens av personuppgifter
- Leverans via e-post, SFTP eller direkt in i SmartFlow
- Mindre papper, färre transporter och mindre arkivyta
Säkerhet, behörighet och spårbarhet
Smartinfo är certifierat enligt ISO 27001 för informationssäkerhet och ISO 9001 för kvalitet. Åtkomsten till den digitaliserade posten styrs efter roll, avdelning eller ärendetyp, så att bara rätt personer ser rätt information. Varje steg loggas, från att posten tas emot till att den levereras och arkiveras, så ni alltid kan se vem som gjort vad och när.
Vem passar SmartMailroom för?
SmartMailroom passar alla organisationer som tar emot mycket post och vill slippa den fysiska hanteringen, och organisationer som vill effektivisera inkommande blanketter och strukturerad information. Många av våra kunder finns inom finans, försäkring och offentlig sektor, där krav på säkerhet, sekretess och spårbarhet är höga. Läs mer om hur våra kunder arbetar med Smartinfo.
Kolla in denna film som förklarar hela processen:
Vill du veta mer om att digitalisera post och blanketter?
Fyll i formuläret nedan så återkommer vi!
FAQ digitalisera post
Vad innebär digitalisering av post med SmartMailroom?
Ni ställer om er post till Smartinfo. Vi tar emot, öppnar, sorterar och skannar den och levererar den sedan digitalt via e-post, SFTP eller som ärenden i SmartFlow. Ni behöver alltså inte hantera fysisk post på kontoret.
I vilket format levereras posten?
Posten levereras som PDF eller TIF. Blanketter och annan strukturerad post kan även tolkas, så att uppgifterna levereras som data direkt in i ert verksamhetssystem.
Behöver vi integrera SmartMailroom med våra system?
Nej, inte nödvändigtvis. Den enklaste leveransen sker via e-post. Vill ni ha posten direkt i ert verksamhetssystem sker leveransen normalt via SFTP, så ingen integration behöver göras genom er brandvägg.
Hur skyddas informationen?
Smartinfo är certifierat enligt ISO 27001 och ISO 9001. Åtkomsten styrs med behörigheter efter roll, avdelning eller ärendetyp, och varje steg i hanteringen loggas för full spårbarhet.
Vad händer med de fysiska originalen?
Originalen kan arkiveras i arkivboxar. Varje digitalt dokument får ett ID som visar var originalet finns. Eftersom den digitala pekaren kan raderas behövs ingen fysisk gallring, inte ens för dokument med personuppgifter.
Är det svårt att komma igång?
Nej. Uppsättningen styrs främst av vilken typ av post ni tar emot och hur ni vill ha den levererad. Vi erbjuder en pilot, så att ni kan säkerställa att lösningen motsvarar era förväntningar innan ett längre avtal tecknas.