Dokumenthantering
SmartManager är ett dokumenthanteringssystem som levereras som SaaS – en molntjänst utan installation eller egna servrar. Systemet samlar organisationens dokument i en gemensam, låst struktur där ni själva styr vem som får läsa, ändra och radera. Med versionshantering, full spårbarhet och åtkomst var ni än befinner er får ni ordning och kontroll utan att arbetet blir krångligt. Enkelt att införa, enkelt att använda.
Samla dokument, e-post och skannade handlingar på ett ställe
Många organisationer har problem med att hålla ordning på dokument och samtidigt erbjuda enkla och smidiga lösningar för kollaboration mellan anställda. Under senare år har molnbaserade lösningar blivit allt mer populära men i många fall erbjuder de antingen inte den flexibilitet eller styrning som företaget vill uppnå eller så är de för komplexa eller tröga att jobba i.
Styr behörighet och rättighet över era dokument
Vårt fristående molnbaserade dokumenthanteringssystem, SmartManager, hjälper till att skapa ordning och reda på alla typer av digitala dokument samtidigt som det är enkelt att arbeta i, flexibelt, säkert och enkelt att implementera.
Enkelt att komma igång
SmartManager är byggt för att vara intuitivt. Det kräver varken långa utbildningar eller dyra konsulttimmar för att anpassas efter er verksamhet.
Växer med er verksamhet
Det går att lägga till användare, funktioner och integrationer utan att störa det dagliga arbetet. Systemet fungerar lika bra för små organisationer som för stora.
Det är vad vi menar med smart dokumenthantering!
Med SmartManager hamnar avtal, digitala filer, e-post och inskannade pappersdokument i samma struktur. Ni slipper separata silor. Det blir enklare att följa ett dokument från första kontakt till beslut och arkivering, och risken för dubbelarbete och missade uppgifter minskar.
Säkerhet enligt ISO 27001 och ISO 9001
Smartinfo är certifierat enligt ISO 27001 och ISO 9001. Det är särskilt viktigt för verksamheter med höga krav på säkerhet och regelefterlevnad, till exempel inom finans och försäkring.
AI som sorterar och kategoriserar
AI-stöd kan automatiskt sortera och kategorisera dokument och föreslå åtgärder utifrån tidigare hantering. Det ger mindre manuellt arbete och högre precision.
En sökning i alla informationskällor
En gemensam sökyta hittar rätt underlag oavsett om det ligger i e-post, en skannad handling eller en digital fil. Ni lägger mindre tid på att leta och får snabbare beslutsunderlag.
Digitalisera era befintliga arkiv
Vill ni få in historiska pappersarkiv i systemet? Med digitalisering av arkiv blir även äldre material sökbart och tillgängligt. För ärenden och arbetsflöden, se SmartFlow.
Några av många fördelar med dokumenthantering med SmartManager är:
Ansvarig för informationshantering kan sätta upp strukturen och låsa den så att alla följer samma struktur vilket förenklar för alla att hitta dokument
Man kan styra både behörigheter och rättigheter, dv s vem som har rätt att ta del av dokumenten och vem som har rätt att ändra i eller radera dokument.
Man kan dra och släppa dokument rakt in i systemet
Dokument kan favoritmarkeras av respektive användare för snabb och enkel åtkomst
Man kan ha påminnelser kopplade till dokumenten
Systemet erbjuder även versionshantering med versionshistorik så att man kan gå tillbaka till ursprungliga dokumentet även efter att ändringar har skett.
Det är molnbaserat och erbjuder därmed tillgänglighet överallt i världen utan att kompromissa på säkerheten
Full spårbarhet på allt som görs i systemet vilket även inkluderar på vilken dator det gjorts (serienummer på CPU och mac-adress)
FAQ dokumenthantering
Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om dokumenthantering.
Vad är ett dokument- och ärendehanteringssystem?
Ett dokument- och ärendehanteringssystem är en digital lösning som hjälper företag och organisationer att lagra, organisera och hantera dokument och ärenden på ett säkert och effektivt sätt. Systemet gör det enkelt att hitta och hantera information oavsett format.
Vilka fördelar ger molnbaserade dokument- och ärendehanteringssystem?
Med molnbaserade dokument- och ärendehanteringssystem kan företag lagra, organisera och återfinna dokument snabbt och säkert. Systemen är flexibla, kräver minimalt med utbildning och är tillgängliga globalt, vilket ökar effektiviteten och sparar resurser.
Hur effektiviserar dokument- och ärendehanteringssystem informationsflödet?
Genom att samla all information i ett digitalt system blir det enklare att hitta, hantera och följa upp dokument och ärenden. Automatiserade processer minskar manuellt arbete, ökar översikten och bidrar till högre produktivitet samt bättre kontroll över informationsflödet.
Vill du veta mer om dokumenthatering? Eller boka en demo?
Fyll i formuläret nedan så återkommer vi!