Kunder

Kunder

Långsiktiga samarbeten

Smartinfo skapar trygghet för våra kunder och strävar alltid efter långsiktiga relationer. Några av våra kunder är företag som varit med oss ända sedan starten 2001. De har varit en viktig del av utvecklingen av våra produkter och tjänster.

Alla kunder och branscher kan ha nytta av våra produkter. Det kan vara det lilla företaget som behöver få koll på sina avtal eller det stora som behöver tydliga processer för sin dokumenthantering. 

kollegor visar support under arbete

Vad tycker våra befintliga kunder?

“Hanteringstiden har halverats – ordningen och överskådligheten är flerfaldigt förbättrad! …vi ser SmartInfo som en av våra viktigaste strategiska partners.” 

“Vi är inga tekniskt tänkande individer utan talar ”vanligt” språk, det klarar SmartInfo galant samtidigt som bemötandet är varmt och glatt.”
”Vi har kunnat effektivisera vår verksamhet otroligt mycket med hjälp av Smartinfo"
Carnegie logo
Anna Hammar, Business Analyst
Carnegie Fonder

”Vi på Svenska Spel har rationaliserat vår blanketthantering på kundsupport avsevärt genom att automatisera flödet via SmartInfos tjänst SmartScan. Att vi dessutom har alla blanketter ett musklick bort i det digitala arkivet SmartArchive är bara en bonus.” 

svenska spel logo
Mikael Carlsson, Kundsupport
Svenska Spel

“Då vi arbetar på en växande marknad behöver vi hela tiden se till att effektivisera våra processer. Att införa SmartScan och SmartArchive var en del i ledet av effektiviseringsprocesser som Nordnet genomfört.”

nordnet logo
Lina Hartman
Nordnet
”Fördelarna med att samla information på en och samma plattform hos Smartinfo, vars servrar dessutom står i Sverige, är många. Som aktör inom finansbranschen är vi självklart väldigt måna om att hantera våra kunders uppgifter på ett korrekt och säkert sätt, därför har vi valt partner med omsorg.”
Toyota logo
Pouya Norouzian, Operations Director
Toyota Financial Services, Sweden

Ett urval av kunder vi har det stora nöjet att arbeta med:

allermedia logo
Aktieinvest logo
avanza logo
bonnier logo
carnegie fonder logo
futurpension logo
landshypotek logo
movestic logo
nordnet logo
skandia logo
svenska spel logo
Toyota Financial Services logo

Futur pension

”Futur Pension har, tack vare SmartArchive och SmartFlow, lyckats växa och hantera avsevärt fler ärenden med endast en marginell ökning av antalet handläggare. SmartInfo har på ett lyhört och professionellt sätt omsatt våra krav och önskemål om en automatiserad ärendehantering till ett oumbärligt stöd i vårt dagliga arbete. Hanteringstiden har halverats – ordningen och överskådligheten är flerfaldigt förbättrad!”

Försäkringsärenden är ofta så beskaffade att de består av ett flertal dokument, som gemensamt utgör ett komplett ärende. Handlingarna ankommer ofta vid olika tidpunkter och från olika avsändare. För att slippa koppla ärenden till specifika handläggare, som kontrollerar, bevakar och påminner, har vi överlåtit till systemet att sköta detta.

Vårt första steg, att göra arkivet elektroniskt, togs 2002. De cirka 500 000 dokumenten i arkivet skannades och lagrades i SmartArchive™. Konverteringen tog cirka två veckor. (ROI – 4 månader)

Nästa större steg togs 2006, då vi införde SmartFlow som bl.a. möjliggör handläggning ”direkt från skärmen” – i stället för att arbeta pappersbaserat. I och med detta skapades möjligheten att kategorisera ärenden för olika organisatoriska enheter och att mäta in- och utflöden. Detta har bland annat medfört att vi har ett viktigt stöd då vi ska kalibrera antalet medarbetare i olika funktioner i vår organisation. (ROI – 9 månader).

Vår senaste större utveckling på dokument- och ärendehanteringsområdet har vi nyligen sjösatt. Kortfattat innebär den att vi knutit ihop SmartFlow med SmartArchive – från att tidigare ha varit åtskilda system, med separat inloggning – till att bli ett system där respektive dokuments status indikerar om det är pågående eller arkiverat.

Vårt motto: ”Bliv vid din läst!” gäller i allra högsta grad även för dokument- och ärendehantering. Vi har kunskap om försäkringsadministration. SmartInfo har specialiserat sig på informationshantering och distribution av denna. Gemensamt har vi dragit nytta av våra respektive kompetenser för att uppnå Informationstrivsel – ett begrepp myntat av SmartInfo.

Att vi tänkt rätt i vår strävan att skapa denna Informationstrivsel får vi ofta kvitto på – såväl från andra bolag i vår koncern, som externt. Potentialen i elektronisk hantering är enorm, inte bara i ekonomiska termer; vi tycker oss även märka att vid ett i alla avseenden pålitligt och lättarbetat system sitter nöjda medarbetare och jobbar. Vi vet att nöjda medarbetare skapar goda kundrelationer.

Mot bakgrund av det ovan skrivna är det lätt att förstå att vi ser SmartInfo som en av våra viktigaste strategiska partners.” 

Hans Wirsén

IT-chef, Futur Pension AB

Aller media

”Aller media i Sverige ger ut 33 tidningar och levererar läsglädje till 4 miljoner svenskar varje månad. Givetvis är våra kunder alltid i fokus och kundservice är en viktig del i företaget där vi hanterar många olika arbetsuppgifter. Bland annat orderregistrering.

Kundservice får in ca 600 000 fysiska kuponger varje år och dessa har kundservice registrerat manuellt vilket är mycket tidskrävande och kostsamt för företaget. För ca 10 år sedan köpte vi in en skanner och började successivt skanna. Dock skannade vi inte samtliga kuponger utan så sent som 2009 ca 60%. Det var lång väg kvar.

Smartinfo har varit våra konsulter längs med hela vägen och vi har haft en mycket nära relation under alla åren.

Våren 2009 påbörjade vi en utredning om skanningen och orderregistreringen på Kundservice och kom fram till att det mest tids- och kostnadseffektiva skulle vara att lägga ut en del av hanteringen.

Från och med februari 2010 skannar vi själva kupongerna med SmartScan och överlåter resten av hanteringen till Smartinfo. Vi får tillbaka en färdig fil till oss som vi läser in i vårt kundregister. Tiden vi tidigare la ner på att sköta hela hanteringen kan vi nu lägga på andra arbetsuppgifter som är både roligare och mer stimulerande för agenterna. Resultatet är att man är mer effektiv i de arbetsuppgifter man utför.

Parallellt jobbar våra grafiska formgivare med att utforma kupongerna optimalt för bäst inläsning. Deras deadlines är väldigt tajta och den snabba feedback vi får från Smartinfo är A och O.

Våra agenter som skannar kupongerna är mycket glada över samarbetet och tycker det är kul att ringa supporten hos Smartinfo när de behöver hjälp. Det är ett stort + och det bästa betyget man kan få eftersom man ofta drar sig för att ringa till en teknisk support. Vi är inga tekniskt tänkande individer utan talar ”vanligt” språk, det klarar Smartinfo galant samtidigt som bemötandet är varmt och glatt.

Vi ser fram emot ett strålande fortsatt samarbete och vidare utveckling av våra rutiner.” 

Joanna Wieckowska

Projektledare Kundservice, Aller media

Svenska spel

”Vi på Svenska Spel har rationaliserat vår blanketthantering på kundsupport avsevärt genom att automatisera flödet via SmartInfos tjänst SmartScan. Att vi dessutom har alla blanketter ett musklick bort i det digitala arkivet SmartArchive är bara en bonus.”

Kundsupport hanterar cirka 100 000 ändringsblanketter per år från våra kunder. I november/december 2008 hanterade vi fyra gånger så många blanketter som normalt med en betydligt mindre arbetsinsats då vi slapp manuell handstansning. I november 2008 implementerade vi SmartInfos lösning SmartScan för att hantera dessa och andra blanketter, total volym kommer att bli runt 200 000 första året.

Blanketterna skannas, informationen fångas och verifieras för att till sist uppdatera våra register. Cirka 90% av alla blanketter hanteras på detta sätt automatiskt medan 10% behöver granskas av våra handläggare. Även detta arbete har rationaliserats eftersom allt kan ske på datorn och blanketterna finns endast ett musklick bort i SmartArchive – tidigare fick vi leta i det fysiska arkivet.

Inför denna förändring upphandlade vi skanningstjänster där flera olika företag fick redovisa sina lösningar och kostnadsbilder. SmartInfo vann upphandlingen eftersom de kunde erbjuda den bästa helhetslösningen. Vi fick en stor rationaliseringsvinst samtidigt som priset låg rätt. Förkalkylen visade på en ROI på 6-12 månader vilket gjorde beslutet enkelt för vår ledning.

Införandeprojektet var en del i ett större IT-projekt på Svenska Spel. SmartInfo visade prov på stor flexibilitet och snabb leverans när projektet som vanligt allför snabbt närmade sig releasedatum. Allt driftsattes och testades i god ordning och i rätt tid. Alla supportfrågor till SmartInfo hanterades effektivt och med ett trevligt bemötande.

Nu ett halvår senare ligger vi i startgroparna för att implementera ytterligare ett par nya blanketter som från början skall hanteras automatiska via SmartScan.” 

Mikael Carlsson
Kundsupport Svenska Spel

Nordnet

”Nordnet Bank har samarbetat med Smartinfo sedan 2004, och Nordnet Pension sen 2006. Till en början skötte Smartinfo all skanning av båda bolagens dokument för att göra dem sökbara via det digitala arkivet, SmartArchive. Vi använder SmartArchive idag som en del i vårt dagliga arbete. På så vis behöver vi inte söka efter dokumenten i det fysiska arkivet utan kan direkt gå in i SmartArchive och få fram den information vi söker.”

Sedan starten 2004 har ca 1 840 000 sidor digitaliserats som omfattar Sverige, Norge, Danmark och Tyskland.

Eftersom vi är två olika bolag är det viktigt att inte alla har åtkomst till alla dokument. Detta har vi löst genom behörighetsstyrd dokumenthantering där all information i SmartArchive styrs på rättigheter för respektive dokument vilket fungerar mycket bra.

2009 gjorde vi en gemensam satsning för att effektivisera hanteringen ytterligare och bestämde oss för att skanna handlingarna lokalt på kontoren i Sverige och Norge och därmed sänka ledtiderna för färdigbehandlat ärende till åtkomst i arkivet. Det blev ett naturligt val att fortsätta med Smartinfo som leverantör av scanningstjänster. Idag använder vi SmartScan som kortat våra ledtider från 6 veckor till 24 timmar, det tycker vi är ett stort framsteg! Ett steg i rätt riktning för att ytterligare förbättra vår service till våra kunder. Användningen av SmartScan är så enkel att alla medarbetare kan använda den!

Då vi arbetar på en växande marknad behöver vi hela tiden se till att effektivisera våra processer. Att införa SmartScan var en del i ledet av förbättringsprocesser som Nordnet gjort. Men det stannar inte här. Smartinfo med sen början och vi hoppas att samarbetet fortsätter även när vi går vidare till nästa fas i förbättringsarbetet.” 

Sven Kruth
Head of Operations, Nordnet Bank
Lina Hartman
Projektledare, Nordnet Pension